Auftragsverwaltung


Neue Aufträge erstellen und den Mitarbeitern zu weisen



Aufträge werden in der Auftragsübersicht durch das Anklicken des „Pluses“ angelegt.
(Eine weitere Möglichkeit ist die Erstellung von Aufträgen direkt aus der Einsatzplanung. Sehen Sie dazu das nächste Kapitel)


Geben Sie zunächst einen Auftragsgrund ein. Haben Sie bereits Vorlagen für wiederkehrende Aufträge erstellt (siehe Auftragsvorlage), werden diese Ihnen in einem Auswahlmenü angezeigt. Wählen Sie entsprechende per Mausklick. Bei Verwendung einer Auftragsvorlage werden Checklisten, Auftragsbeschreibung und Dokumente automatisch dem Auftrag hinzugefügt.




Fügen Sie dem Auftrag einen Einsatzort (ein Serviceobjekt) hinzu. Wählen Sie dazu die Schaltfläche mit dem ’+’ unterhalb der Beschreibung Serviceobjekt. Es öffnet sich ein Dialogfeld zur Eingabe des Serviceobjektes.





Die relevantesten Auftragsdaten sind nun eingegeben. Klicken Sie auf ’Erstellen’ und legen den Auftrag an.

 


Um einen Auftrag zu terminieren und einem Servicemitarbeiter in mobile field report zu zuweisen, gibt es im Wesentlichen zwei Möglichkeiten:

  • Über die ’+’-Schaltfläche im Bereich Termine
  • direkt aus der Einsatzplanung heraus

 

Terminieren und zuweisen über die ’+’-Schaltfläche



Über die „+“ Schaltfläche gelangen Sie in die Einsatzplanung. Die Techniker werden Ihnen hier automatsich nach der Entfernung zu dem Auftrag angezeigt, welchen Sie gerade terminieren. Gleichzeitig wird Ihnen auch die Entfernung der bereits terminierten Aufträge angezeigt.



Wählen Sie den gewünschten Techniker aus und klicken in eine Uhrzeit. Es öffnet sich ein Dialog, welcher das Datum, die Uhrzeit für den Auftragsbeginn und den Techniker zusammenfasst. Klicken Sie abschließend die Schaltfläche ’Erstellen & Benachrichtigen’.





Ihr Auftrag ist nun terminiert und zugewiesen. Er hat den Status „freigegeben“.

 

Terminieren und zuweisen über die ’Einsatzplanung’-Schaltfläche


Wählen Sie Ihren Auftrag links neben der Karte aus, halten mit der linken Maustaste und ziehen ihn zum gewünschten Mitarbeiter in das gewünschte Zeitfenster (drag & drop).

Es öffnet sich ein Dialogfeld. Passen Sie hier gegebenenfalls Datum und Zeit an und fügen weitere Mitarbeiter per Eingabe und Auswahl hinzu.
Wollen Sie nicht, dass eine Mitteilung an die beteiligten Personen versendet wird, entfernen Sie das Häkchen.
Klicken Sie abschließend die Schaltfläche ’Erstellen & Benachrichtigen’.

Ihr Auftrag ist nun terminiert und zugewiesen.

Ihr Auftrag können Sie jederzeit in der Auftragsübersicht finden, per Mausklick auswählen, bearbeiten und den Status der Bearbeitung verfolgen.

 


Ihrem Auftrag können Sie weiter nützliche Hinweise hinzufügen. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht und Anleitungen zu einigen sinnvollen Ergänzungen.

 

Kategorie


Kategorien sind eine einfache Möglichkeit, Ihre Aufträge Übersichtlich zu filtern. Wählen Sie einen Auftrag und klicken Sie auf die Schaltfläche ’+ Kategorie’. Es öffnet sich ein kleines Auswahlmenü.
Wählen Sie nun eine beliebige, passende Kategorie. Möchten Sie eine neue Kategorie hinzufügen, klicken Sie auf ’Kategorie erstellen’.
Geben Sie die Bezeichnung der neuen Kategorie ein und wählen eine Farbe, mit der diese Kategorie markiert werden soll. Speichern Sie anschließend. Sie können nun Ihre Kategorie per Klick auswählen.

 

Interne Nachricht


Mit internen Nachrichten können Sie Ihren Mitarbeitern wichtige Informationen zum Auftrag oder Kunden mitteilen, die entweder nicht für den Kunden bestimmt sind, oder nicht mit auf dem Servicebericht erscheinen dürfen.
Wählen Sie dazu den Reiter ’Interne Nachricht’ der Menüleiste Ihres Auftrages und klicken auf die Schaltfläche ’Kommentar hinzufügen’.

Geben Sie in das sich öffnende Textfeld Ihren Kommentar ein und klicken anschließend auf ’Hinzufügen’.
Beachten Sie, dass interne Kommentare nachtäglich nicht mehr bearbeitet werden können.

 

Kostenstelle/ Projektnummer


Nutzen Sie das Feld Kostenstelle/ Projektnummer um Aufträge direkt bestimmten Projekten zuzuordnen. Werten Sie darüber Ihre Aufträge projektbezogen aus.
Wählen Sie dazu den Reiter ’Information’ der Menüleiste Ihres Auftrages.
Geben Sie in das Textfeld ’Kostenstelle/ Projektnummer’ entsprechende Werte ein. Im erscheinenden Auswahlmenü können Sie nur bereits freigegeben Kostenstellen oder Projektnummern auswählen. (Wie Sie Kostenstellen/ Projektenummern vergeben lesen Sie hier.)
Speichern Sie abschließend Ihre Eingabe.

 

Eigene Werte


Benötigen Sie weitere Eingabefelder um weitere Informationen zu erfassen, können Sie diese individuell hinzufügen.
Wählen Sie den Reiter ’Information’ der Menüleiste Ihres Auftrages.
Unter den bereits vorgegebenen Feldern finden Sie die Schaltfläche ’Eigene Werte’. Klicken Sie darauf um Werte hinzuzufügen.

Geben Sie im Textfeld die Bezeichnung Ihres Wertes ein und klicken Sie auf ’Hinzufügen’. Wiederholen Sie das für beliebig viele Werte und klicken Sie anschließen auf ’Speichern’.

Sie können nun im Textfeld die gewünschten Informationen dem Auftrag hinzufügen. Speichern Sie auch diese.