Die Anpassung Ihres Unternehmens
Ihr Profil bearbeiten
Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf Ihre Anmeldeadresse und wählen dann → Mein Profil.
Tragen Sie Ihre persönlichen Kontaktdaten ein. Setzen Sie den Haken, wenn Sie Benachrichtigungen zum Status Ihrer Aufträge erhalten möchten, oder entfernen Sie ihn, wenn nicht. Speichern Sie Ihre Änderungen. Um Ihr Passwort oder Ihren Benutzernamen zu ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche → Passwort bzw. → Benutzername ändern.Benutzer bearbeiten
Klicken Sie auf der linken Seite im Menü auf „Einstellungen“ → „Benutzer & Berechtigung“.Wählen Sie einen Benutzer und fügen Kontaktdaten und Qualifikationen hinzu. Für die Einsatzplanung können Sie hier die den Standort des Benutzers festlegen.
Wichtig, unter Rechte können Sie Benutzer aktivieren und deaktivieren, sowie einzelnen Benutzergruppen wie Administrator oder Techniker zuordnen. Weiter Informationen dazu erhalten Sie hier.
Mit dem „+“-Knopf erstellen Sie einen neuen Benutzer.
Geben Sie Vor- und Nachnamen, sowie eine Email-Adresse für Benachrichtigungen Ihrer Benutzer ein und speichern Sie durch Klick auf Erstellen.Grundeinstellungen Ihres Unternehmens
Klicken Sie auf der linken Seite im Menü auf „Einstellungen“ → „Unternehmen“. Aktualisieren Sie hier Ihre Unternehmensdaten, sowie Standard Währung und Sprache. Geben Sie hier die Unternehmensadresse ein. Diese fungiert im mobile field report gleichzeitig als Rechnungsadresse und wird so auf Ihren Rechnungen ausgewiesen.Unter Nummernkreise Rechnung und Auftrag können Sie fortlaufenden Nummernkreise individuell formatieren und die nächste zu vergebende Nummer definieren.
Mit den Einstellungen unter Scheduler passen Sie die Zeittafel der Einsatzplanung an die Arbeitszeiten Ihres Unternehmens an.
Wählen Sie → Anpassungen um weitere Möglichkeiten der individuellen Einstellungen zu erhalten.
Um Mandanten, Kostenstellen und Qualifikationen hinzuzufügen geben Sie eine Bezeichnung ein. Zur besseren Übersicht können Sie eine Farbe wählen, mit der der Mandant gekennzeichnet wird. Klicken Sie hinzufügen und speichern Sie anschließend. Entfernen Sie Mandanten, Kostenstelle und Qualifikation durch Auswahl des „x“.Die Auflösung der hochzuladenden Bilder ändern Sie durch die Auswahl der gewünschten Größe. Speichern Sie anschließend.
Auswahl der Sprache
Klicken Sie auf der linken Seite im Menü auf Ihre Loginadresse, dann auf „Language“ und wählen eine der Standardsprachen Englisch, Deutsch, Französisch, Italienisch oder Russisch.Benutzer-Setup
Verschiedene Benutzergruppen (Rollen) in mobile field report
Klicken Sie links im Menü unter Einstellungen auf „Benutzer & Berechtigungen“ und anschließend auf den Reiter „Rollen“.Um weitere Rollen hinzuzufügen, betätigen Sie den „+“-Knopf.
Geben Sie eine Bezeichnung für die zu erstellende Rolle ein und klicken Sie auf erstellen. Im folgenden Dialogfeld → Übersicht geben Sie eine Beschreibung der Rolle ein. Unter → Benutzerrechte teilen Sie Rechte entsprechend der Tätigkeit zu und speichern diese anschließend.
Nach der Einstellung der Rechte wählen Sie → Alarm / Benachrichtigung und wählen, in welchen Fällen die Benutzergruppe per Email informiert werden soll.In der Gestaltung der Rollen sind Sie vollkommen frei. Wir empfehlen Ihnen aber eine Unterteilung in mindestens drei Benutzergruppen: Administrator, Serviceleiter und Servicetechniker.
Administrator:
Ist Besitzer aller Rechte und verwaltet das gesamte System-Setup Ihres Unternehmens. Administratorenrechte sollten ausschließlich auf Geschäftsführungsebene oder ausgewählten Mitarbeitern Ihrer IT-Abteilung gewährt werden. Wir empfehlen einen separaten Nutzer ‚Administrator’ einzuführen.
Serviceleiter:
Sind Mitarbeiter im Innendienst (Einsatzplaner), die für die Planung, Steuerung und Kontrolle der Aufträge und Techniker verantwortlich sind. Sie haben nahezu sämtliche Rechte. Einschränkungen sollten je nach Qualifikation im Bereich der Rechnungsstellung, Benutzerkontenverwaltung, Änderung von Unternehmensdaten und Löschen von Aufträgen gemacht werden.
Servicetechniker:
Arbeiten zumeist auf Ihren mobilen Endgeräten die vorgegebenen und zugewiesenen Aufträge ab. Ihnen reichen dazu sehr eingeschränkte Benutzerrechte. Im Gegenzug dazu sollten Sie für diesen Rollentyp die Benachrichtigungsfunktionen aktivieren.
Unternehmensverwaltung
Erstellen von Unternehmen in mobile field report
mobile field report macht es Ihnen sehr einfach, neue Unternehmen hinzuzufügen. Klicken Sie dazu links im Menü unter „Verwaltung“ auf „Unternehmen“. Um ein neues Unternehmen anzulegen, drücken Sie den „+“-Knopf.
Um Ihnen das Arbeiten mit mobile field report zu vereinfachen, haben wir auch an anderen Stellen sinnvolle Links, beispielsweise direkt bei der Auftrags- oder Serviceobjekterstellung, hinterlegt (siehe dazu die jeweiligen Themen). Die weiteren Schritte zur Eingabe gleichen sich in allen Fällen.
- Geben Sie den Namen des anzulegenden Unternehmens an. Wenn Sie Kundennummern vergeben, geben Sie diese unter ’ID’ ein. (1)
- Geben Sie die Kontaktdaten des Ansprechpartners an. (Die volle Übersicht der Eingabedaten öffnet sich bei Eingabe der ersten Werte.) (2)
- Geben Sie die Adresse des Unternehmens ein. mobile field report unterstützt Sie dabei mit Auto-Vervollständigung. (Die volle Übersicht der Eingabedaten öffnet sich bei Eingabe der ersten Werte.)(3)
- Schließen Sie das Hinzufügen durch Klick auf „Erstellen“ ab.
Sie haben nun die wichtigsten Daten Ihre Kunden aufgenommen. Im folgenden Fenster können Sie weitere Daten zu Ihren Kunden hinterlegen.
Geben Sie die Kontaktdaten des Unternehmens ein, sowie Bemerkungen für den internen Gebrauch. Klicken Sie dazu den „Bearbeiten“-Knopf an.(1)
Klicken Sie auf das Kategorien-Feld um den Auftrag eine oder mehrere Kategorien hinzuzufügen.(2)
Klicken Sie auf „Hinzufügen“ und geben Sie weitere Ansprechpartner des Unternehmens ein.(3)
Des Weiteren können Sie unter „Serviceobjekte“ Leistungsorte des Kunden hinzufügen bzw. in der Auftragsübersicht einen Überblick über die aktuellen Aufträge zum Kunden bekommen.
Das Unternehmen ist nun bereit, im mobile field report verwendet zu werden. Sie finden es in allen Unternehmens-Menüs zur Auswahl. Um sich später die Unternehmensdaten anzeigen zu lassen oder zu bearbeiten wählen Sie im Reiter ’Verwaltung’ ’Unternehmen’ und nutzen das Suchen-Feld um das entsprechende Unternehmen zu finden. Alternativ können Sie alle Unternehmen anzeigen lassen und scrollen nach unten.
Erstellen von benutzerdefinierten Feldern für Unternehmen in mobile field report
Wählen Sie „Verwaltung“, „Unternehmen“ und wählen ein beliebiges aus, dem Sie benutzerdefinierte Werte hinzufügen wollen.Betätigen Sie den „Bearbeiten“-Knopf und drücken Sie ganz unten auf die Schaltfläche ’Eigene Werte’.
Geben Sie im Textfeld die Bezeichnung Ihres Wertes ein (z. Bsp. ’Branche’) und Klicken Sie auf ’Hinzufügen’. Wiederholen Sie das für beliebig viele Werte und klicken Sie anschließend auf ’Speichern’.Sie können nun im Textfeld die gewünschten Informationen dem Unternehmen hinzufügen.
Erstellen und Verwenden von Unternehmens-Kategorien in mobile field report
Wählen Sie nun eine beliebige, passende Kategorie. Möchten Sie eine neue Kategorie hinzufügen, klicken Sie auf ’+ Kategorie’.
Geben Sie die Bezeichnung der neuen Kategorie ein und wählen eine Farbe, mit der diese Kategorie markiert werden soll. Speichern Sie anschließend. Sie können nun Ihre Kategorie per Klick auswählen.
Die zugeteilten Kategorien werden unter dem Unternehmensnamen angezeigt. Zum Löschen oder Bearbeiten klicken Sie erneut auf eine beliebige Kategorie.Filtern nach Kategorien
Unter >Verwaltung, >Unternehmen finden Sie die Schaltfläche ’Kategorie’. Mit klick darauf öffnet sich erneut das Auswahlmenü der Kategorien. Wählen Sie eine oder mehrere der Kategorien. Ihnen werden ausschließlich Unternehmen angezeigt, die diese Eigenschaft haben.
